La firma digitale come compimento della nuova gestione documentale

L’obiettivo è chiaro: fare in modo che il workflow documentale possa continuare a fluire velocemente, senza nessun ostacolo.
Mancanza di spazio per gli archivi cartacei, lavoro in mobilità e da casa, necessità di accedere sempre a qualsiasi documento, attacchi hacker, riduzione dell’impatto ambientale: queste sono solo alcune delle tematiche da tenere in considerazione quando ci si approccia al concetto di dematerializzazione e digitalizzazione del documento cartaceo per rispondere all’esigenza delle aziende di raccogliere, analizzare, catalogare e archiviare una grande mole di informazioni.
La presenza di un sistema di firma digitale sicuro e affidabile è, in questo contesto, una componente centrale, conditio sine qua non della gestione documentale e della relativa digitalizzazione aziendale, al di là di quanto peraltro imposto a livello normativo.

I vantaggi della firma digitale

Per contratti d’assunzione, per sottoscrivere un ordine, per confermare dei documenti di trasporto, per le indispensabili informative per la privacy: la firma digitale viene utilizzata sempre più spesso, per le attività più differenti.

I vantaggi, infatti, sono molti. Si pensi al minore spreco di tempo, alla semplificazione e all’ottimizzazione dei processi per la raccolta delle firme, nonché al valore aggiunto che si può costruire nei confronti di un cliente quando si offre la possibilità di concludere un contratto a distanza, con pochi clic.
A rendere possibile e vantaggioso l’utilizzo di questo strumento di sottoscrizione sono le sue tre caratteristiche fondamentali, ovvero la possibilità di assicurare per il documento firmato digitalmente:

• legalità;
• integrità – in quanto un documento con una firma digitale non può più essere modificato;
• autenticità del firmatario.

Questi, però, sono termini piuttosto vaghi: come deve essere una firma digitale per poter essere giuridicamente valida, e quindi per poter portare a compimento il processo di gestione documentale?

I criteri fondamentali di una firma elettronica

Quali sono i requisiti tecnici di una firma digitale affinché risulti del tutto valida sia a livello legale che a livello fiscale e civilistico? Il modello a cui guardare è quello della firma elettronica qualificata, ovvero il tipo di sottoscrizione digitale più potente, riconosciuto a livello europeo.

L’aggettivo “qualificata” è da attribuire agli specifici contratti sui quali la firma stessa si basa. Dietro di essa ci deve essere quindi un prestatore di servizi fiduciari qualificato, nonché un dispositivo di firma anch’esso qualificato. Si parla nella maggior parte dei casi di chiavette USB, oppure di smart card o di token, per mezzo dei quali il sottoscrittore può firmare un documento informatico in piena sicurezza, a distanza – da PC, da smartphone o da tablet – così da sottomettere la firma digitale alla convalida e alla successiva archiviazione.

Nel momento in cui la gestione delle firme soddisfa tutti i criteri richiesti, e quindi a partire da una firma digitale efficace, rapida, semplice da utilizzare e con pieno valore giuridico, il passaggio verso dematerializzazione e conservazione sostitutiva diventa pressoché automatico.

 

Fonte: AziendaDigitale.it